Automatizarea procesării documentelor de popriri la 371 de sucursale BCR

 Radu Georgescu

La începutul acestui an, Banca Comercială Română (BCR) a demarat procesul de implementare a sistemului de automatizare a procesării documentelor de popriri la nivelul a 371 dintre sucursale cu o soluție furnizată de Zipper România.

Sistemul asigură extragerea automată a datelor din documente, folosind tehnologiile AI și Machine Learning, ce au la bază algoritmi si reguli de business ce automatizează prelucrarea zilnică a peste 4.000 de popriri. Documentele sunt preluate, în format fizic, de la peste 800 de Birouri de Executori Judecătorești și Direcții de Taxe și Impozite Locale, fiind întroduse ulterior în format digital.

Soluția Document Automation generează automat răspunsuri către executori, în funcție de acțiunea întreprinsă și le transmite în format electronic către adresele de email. Programul prezintă și o zonă de administrare cu rapoarte pentru: tipologiile de documente referitoare la popriri primite, (înființare/sistare/suspendare/actualizare poprire/insolvență), volumul de documente în lucru, numărul de documente procesate (înființate sau nu), nivelul de încărcare al angajaților etc.

De unde a apărut necesitatea implementării soluției Document Automation?

„Într-o perioadă în care tehnologia avansează rapid si diversitatea datelor din documente este tot mai complexă, utilizarea unei soluții de automatizare de tipul Document Automation a devenit o necesitate pentru sistemul bancar, explică dl Doru Vîjiianu, director general Zipper România. Prin automatizarea proceselor de înregistrare a datelor, se eficientizează timpul petrecut anterior de angajații băncii cu introducerea manuală a unui număr considerabil de date, oferindu-le acestora posibilitatea de a se concentra și direcționa eforturile către operațiuni mai benefice pentru bancă și pentru clienții acesteia. Automatizarea nu mai este doar o tendință, ci a devenit o necesitate pentru bănci deoarece reușește să acopere nevoile de sistematizare a modului de prelucrare a documentelor și oferă control total asupra întregului flux de procesare, eliminând riscul pierderii documentelor”, a încheiat dl Doru Vîjiianu.

Care sunt avantajele majore ale implementării soluției de automatizare?

Soluția de automatizare standardizează modul de lucru și eficientizează timpul de procesare a popririlor prin extragerea metadatelor cu acuratețe și verifică automat datele colectate, eliminând rata apariției erorii umane. Document Automation recunoaște automat datele din documente, indiferent de format sau de limba în care sunt emise și extrage datele din dosarele cu pagini multiple, îndiferent de locul în care se regăsesc acestea în documente.

Zipper România face parte dintr-un grup de firme cu prezență în 5 țări din Sud-Estul Europei. Cu două centre de procesare în România, la Cluj-Napoca și București și unul în Moldova, la Chișinău, compania acoperă nevoile de procesare ale companiilor din regiune, oferind soluții și servicii de procesare a datelor și a documentelor recepționate, vehiculate sau expediate dintr-o firmă.

A fost lansat portalul primăriilor digitale

Zipper România a dezvoltat portalul primariamea.ro, pentru depunerea de solicitări online adresate instituțiilor publice. Portalul este accesibil, permanent, de pe toate tipurile de dispozitive (desktop, tabletă și mobil) și poate fi utilizat de instituții și de persoane fizice. Utilizarea acestei platforme este gratuită pentru tot anul 2020, în condițiile în care comunicarea digitală a devenit o parte esențială a noului mod de viață impus de pandemia de Covid-19.

Utilizarea platformei primariamea.ro permite administrației locale să elimine total birocrația dar și acces instant la documentele depuse de către cetățeni, reducând, totodată, timpul necesar soluționării solicitărilor. Cetățenilor le asigură posibilitatea de a depune cereri, având la dispoziție departamentele de interes din cadrul primăriei, șabloane pentru formulare și lista cu documentele necesare, prin intermediul unei biblioteci de formulare pentru documente specifice care sunt organizate pe clase/departamente.

Digitalizarea a devenit o necesitate permanentă, ce vizează procesele de lucru, oamenii și tehnologia. Guvernul României a conștientizat această nevoie și a creat cadrul legal prin emiterea Ordonanței nr. 38/2020 ce vizează circularea documentelor electronice. Astfel, în articolul 6 se impune utilizarea de portaluri proprii sau astfel de instrumente puse la dispoziție de către terți în vederea primirii documentelor electronice, dar și comunicării înscrisurilor emise de către autorități.

Portalul primariamea.ro este realizat în conformitate cu normele de protecție din Regulamentul GDPR nr. 679/2016, iar stocarea documentelor se realizează într-un centru de date acreditat MCSI.

Zipper România face parte dintr-un grup de firme cu prezență în cinci țări din sud-estul Europei. Cu două centre de procesare în România, la Cluj-Napoca și București, și unul în Republica Moldova, la

Chișinău, Zipper acoperă nevoile de procesare ale companiilor din regiune, oferind soluții și servicii de procesare a datelor și a documentelor recepționate, vehiculate sau expediate dintr-o companie.

„Cu experiența noastră în digitalizare și în întreaga infrastructură disponibilă, asigurăm comunicarea rapidă și eficientă între administrațiile publice locale și cetățeni prin intermediul portalului, facilitând procesul de depunere, înregistrare și status online a cererilor și declarațiilor.”

Doru Vijiianu, director general al Zipper România

Cinci beneficii ale arhivării electronice a documentelor

Prin digitalizarea fondului arhivistic companiile au acces la toate propriile date, de oriunde și oricând. Arhivarea electronică permite realizarea unor economii semnificative, de spațiu și de timp și reduce riscul de pierdere a documentelor.

Creșterea productivității angajaților

Potrivit unui studiu al International Data Corporation a fost dovedit faptul că angajații petrec între 20% și 40% din timp căutând diferite acte și documente. Implementarea unei soluții de arhivare electronică a documentelor într-o organizație contribuie la creșterea productivității și eficienței angajaților și la îmbunătățirea relațiilor cu partenerii de afaceri. Automatizarea proceselor de lucru simplifică căutarea, preluarea și utilizarea datelor.

Reducerea costurilor

Cercetarile Harvard Business Review indică faptul că angajații unei companii petrec circa 50% din timpul lor căutând informații. Aceasta înseamnă că jumătate din timpul petrecut la birou de fiecare angajat este utilizat fără ca el să fie productiv sau că organizația ar putea fi cu 50% mai profitabilă dacă ar soluționa problema arhivării documentelor.

Securizarea accesului la documente

Multe companii încă ezită să facă trecerea la arhivarea electronică, punând la îndoială nivelul de siguranță și protecție al documentelor. Din fericire, există multe modalități de a proteja datele sensibile din documentele digitale prin criptare, parolare sau setarea de drepturi de acces ale utilizatorilor.

Toate interacțiunile cu un document arhivat electronic sunt înregistrate și conțin informații referitoare la dată, oră și utilizator. Mai mult decât atât, documentele nu pot fi șterse din sistem de o persoană neautorizata sau înainte de depășirea termenului legal de păstrare, având astfel o trasabilitate sigură și un istoric.

Protejarea integrității documentelor

Arhivarea documentelor în format fizic pierde teren în fața celei electronice deoarece prima este expusă la potențiale pericole asociate cu gestionarea documentelor.

Într-o arhivă electronică se păstrează o copie a documentului original, ce nu poate fi șters, pierdut sau expus unor factori exteriori care îl pot deterioara, iar consultarea repetată nu va afecta integritatea acestuia.

În funcție de tipul documentului, legea prevede diferite termene de păstrare pe categorii, unele necesitând păstrarea pe o perioadă îndelungată de timp. Alegând arhivarea electronică, legea este respectată fără a vă teme de pagube cauzate de incendii sau inundații.

Accesare imediată a documentelor

Prin intermediul unei soluții de arhivare electronică se poate scana și arhiva orice tip de document, fie că discutăm despre documente nestructurate, semistructurate sau structurate ca formă, tipărite, scrise de mână sau imagini. Ele sunt disponibile imediat în aplicație, ceea ce înseamnă că nu se va mai pierde timpul cu căutarea lor în mai multe sisteme, locații pe server sau în arhive fizice, permițând personalului să aloce timp și implicare în alte proiecte importante ale companiei.

Zipper face parte dintr-un grup de firme cu prezență în cinci țări din Sud-Estul Europei. Cu două centre de procesare în România, la Cluj-Napoca și București, și unul în Moldova, la Chișinău, Zipper acoperă nevoile de procesare ale companiilor din regiune, oferind soluții și servicii de procesare a datelor și a documentelor recepționate, vehiculate sau expediate dintr-o companie.

Radu GEORGESCU