Cinci beneficii ale arhivării electronice a documentelor

Prin digitalizarea fondului arhivistic companiile au acces la toate propriile date, de oriunde și oricând. Arhivarea electronică permite realizarea unor economii semnificative, de spațiu și de timp și reduce riscul de pierdere a documentelor.

Creșterea productivității angajaților

Potrivit unui studiu al International Data Corporation a fost dovedit faptul că angajații petrec între 20% și 40% din timp căutând diferite acte și documente. Implementarea unei soluții de arhivare electronică a documentelor într-o organizație contribuie la creșterea productivității și eficienței angajaților și la îmbunătățirea relațiilor cu partenerii de afaceri. Automatizarea proceselor de lucru simplifică căutarea, preluarea și utilizarea datelor.

Reducerea costurilor

Cercetarile Harvard Business Review indică faptul că angajații unei companii petrec circa 50% din timpul lor căutând informații. Aceasta înseamnă că jumătate din timpul petrecut la birou de fiecare angajat este utilizat fără ca el să fie productiv sau că organizația ar putea fi cu 50% mai profitabilă dacă ar soluționa problema arhivării documentelor.

Securizarea accesului la documente

Multe companii încă ezită să facă trecerea la arhivarea electronică, punând la îndoială nivelul de siguranță și protecție al documentelor. Din fericire, există multe modalități de a proteja datele sensibile din documentele digitale prin criptare, parolare sau setarea de drepturi de acces ale utilizatorilor.

Toate interacțiunile cu un document arhivat electronic sunt înregistrate și conțin informații referitoare la dată, oră și utilizator. Mai mult decât atât, documentele nu pot fi șterse din sistem de o persoană neautorizata sau înainte de depășirea termenului legal de păstrare, având astfel o trasabilitate sigură și un istoric.

Protejarea integrității documentelor

Arhivarea documentelor în format fizic pierde teren în fața celei electronice deoarece prima este expusă la potențiale pericole asociate cu gestionarea documentelor.

Într-o arhivă electronică se păstrează o copie a documentului original, ce nu poate fi șters, pierdut sau expus unor factori exteriori care îl pot deterioara, iar consultarea repetată nu va afecta integritatea acestuia.

În funcție de tipul documentului, legea prevede diferite termene de păstrare pe categorii, unele necesitând păstrarea pe o perioadă îndelungată de timp. Alegând arhivarea electronică, legea este respectată fără a vă teme de pagube cauzate de incendii sau inundații.

Accesare imediată a documentelor

Prin intermediul unei soluții de arhivare electronică se poate scana și arhiva orice tip de document, fie că discutăm despre documente nestructurate, semistructurate sau structurate ca formă, tipărite, scrise de mână sau imagini. Ele sunt disponibile imediat în aplicație, ceea ce înseamnă că nu se va mai pierde timpul cu căutarea lor în mai multe sisteme, locații pe server sau în arhive fizice, permițând personalului să aloce timp și implicare în alte proiecte importante ale companiei.

Zipper face parte dintr-un grup de firme cu prezență în cinci țări din Sud-Estul Europei. Cu două centre de procesare în România, la Cluj-Napoca și București, și unul în Moldova, la Chișinău, Zipper acoperă nevoile de procesare ale companiilor din regiune, oferind soluții și servicii de procesare a datelor și a documentelor recepționate, vehiculate sau expediate dintr-o companie.

Radu GEORGESCU