Radu Georgescu
Companiile sunt
obligate să păstreze în arhive, conform legii, anumite documente. Însă
„arhivarea fizică” se face cu costuri destul de mari, de bani și de spațiu.
Firmele pot face economii utilizând arhivarea electronică, care oferă un grad
sporit de securitate și confidențialitate.
Arhivarea electronică
reduce costurile pentru firme prin eliminarea etapelor de manipulare si stocare
a documentelor fizice prin metode actuale și eficiente de păstrare a
autenticității documentelor arhivate.
Documentele cu regim special trebuie să fie arhivate
conform legii 135/2007 si stocate în centre de date acreditate ce corespund
normelor de securitate și verificărilor periodice impuse de Ministerul
Comunicațiilor și Societății Informaționale (MCSI) conform deciziei 493/2009.
Astfel, pentru a putea realiza arhiva electronică conform
legii trebuie îndeplinite următoarele criterii:
a. Deținerea unui centru
de date acreditat MCSI
b. Deținerea unei
aplicații de management al arhivei electronice
conform normelor MCSI
c. Titlul de Administrator de arhivă electronică acreditat MCSI
Ce tipuri de documente necesită
arhivare conform legii?
Arhivarea este necesară în departamente precum
Contabilitate, Juridic, Resurse Umane, Achiziții, Marketing, Secretariat etc,
pentru toate tipurile de documente cu regim special reglementate de lege.
Se poate arhiva electronic orice tip de document,
obligativitatea însă se aplică doar celor specificate prin lege, care au un
regim pentru o perioadă fixă de timp, emise exclusiv în regim electronic.
Prin semnarea documentelor emise exclusiv în format
electronic, de către titularul dreptului de dispoziție asupra documentului,
însoțite de fișa documentelor arhivate se garantează autenticitatea acestora.
Procedura se aplică documentelor precum contracte, polițe de asigurări,
fluturași de salariu, state de plată, declarații ANAF.
Care este importanța arhivării documentelor conform legii?
„Aceasta constă în asigurarea securității
informației, garantarea integrității documentelor pe o perioadă lungă de
timp, identificarea rapidă a documentelor în cadrul arhivei electronice,
folosind cuvinte-cheie, posibilitatea folosirii în instanță a documentelor ca
mijloace probatorii, nemaifiind necesară consultarea arhive fizice. Toate
aceste avantaje, plus reducerea costurilor privind tipărirea, manevrarea,
transportul și depozitarea hârtiei reușesc să facă în așa fel încât arhivarea
electronică conform legii să fie soluția cea potrivită celor mai
multor companii”, explică dl Antoin Voicu, Communication & Lead Performance
Zipper România.
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu